Руководство секретаря и помощника руководителя

1. Секретарь и его роль в организации

• 1.1. Обязанности и ответственность помощников руководителя
• 1.1.1. Должностные обязанности и деловые качества
• 1.1.2. Секретарь - лицо компании
• 1.2. Рабочее место
• 1.2.1. Эргономика офиса
• 1.2.2. Как защитить себя от компьютера
• 1.2.3. Санитарно-гигиенические нормы в офисе
• 1.2.3.1. Гигиенические требования к организации работы на копировально-множительной технике
• 1.2.3.2. Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам
• 1.2.3.3. Ответственность за нарушение санитарных правил и гигиенических норм
• 1.3. Информационные технологии
• 1.3.1. Системы информационных технологий
• 1.3.2. Компьютерные программы в работе секретаря
• Приложение 1. Предметы первой необходимости и информационные пособия
• Приложение 2. Упражнения во время рабочего дня пользователя персонального компьютера
• Приложение 3. Словарь компьютерных терминов

2. Документооборот

• 2.1. Основные понятия
• 2.2. Создание документов
• 2.2.1. Типы документов
• 2.2.2. Организационно-правовые документы
• 2.2.2.1. Учредительные документы юридического лица
• 2.2.2.2. Документы инструктивного характера
• 2.2.3. Распорядительные документы
• 2.2.3.1. Решение
• 2.2.3.2. Приказ, распоряжение, указание
• 2.2.4. Справочная документация
• 2.2.4.1. Протокол
• 2.2.4.2. Акт
• 2.2.4.3. Служебные записки
• 2.2.4.4. Справочно-аналитические документы
• 2.3. Обработка и контроль исполнения документов
• 2.3.1. Обработка входящих документов
• 2.3.2. Обработка исходящих документов
• 2.3.3. Обработка внутренних документов
• 2.3.4. Регистрация документов
• 2.3.5. Контроль исполнения документов
• 2.4. Хранение документов
• 2.4.1. Формирование дел в соответствии с номенклатурой
• 2.4.2. Экспертиза ценности документов
• 2.4.3. Архивное хранение документов
• 2.4.4. Обеспечение сохранности и выдача документов
• 2.4.5. Электронный архив
• 2.5. Электронный документооборот
• 2.5.1. Выбор и внедрение СЭДО
• 2.5.2. Краткий обзор рынка систем электронного документооборота
• Приложение 1. Примерная структура Устава организации
• Приложение 2. Образец текста учредительного договора
• Приложение 3. Образец положения о структурном подразделении (канцелярии)
• Приложение 4. Образец текста инструкции
• Приложение 5. Пример оформления решения
• Приложение 6. Пример оформления приказа
• Приложение 7. Пример оформления распоряжения
• Приложение 8. Пример оформления указания
• Приложение 9. Образец протокола совещания
• Приложение 10. Образец выписки из протокола
• Приложение 11. Пример оформления акта
• Приложение 12. Пример оформления внешней докладной записки
• Приложение 13. Пример оформления объяснительной записки
• Приложение 14. Пример оформления справки
• Приложение 15. Пример оформления сводки
• Приложение 16. Регистрационно-контрольная карточка
• Приложение 17. Формы журналов регистрации
• Приложение 18. Формы для регистрации телефонограмм
• Приложение 19. Примерная форма номенклатуры дел

3. В приемной

• 3.1.Организация приема посетителей
• 3.1.1. Прием представителей других организаций
• 3.1.2. Прием сотрудников
• 3.1.3. Чай-кофе для посетителей
• 3.2. Телефонные звонки
• 3.2.1. Исходящий звонок
• 3.2.2. Входящий звонок
• 3.3. Тайм-менеджмент
• 3.3.1. Принципы тайм-менеджмента
• 3.3.2. Планирование рабочего дня секретаря
• Приложение 1. Примерная схема организации рабочего времени секретаря в течение дня
• Приложение 2. Памятка по приему посетителей секретарю английского рекламного агентства WILSON
• Приложение 3. Правила приема посетителей
• Приложение 4. Необходимая для секретаря информация о компании Приложение 5. Нормы телефонной коммуникации
• Приложение 6. Выражения, которых следует избегать в телефонном разговоре
• Приложение 7. "Секреты" эффективного использования времени

4. Мероприятия

• 4.1. Основные понятия
• 4.2. Совещания
• 4.2.1. Организация совещаний
• 4.2.2. Правила руководства дискуссией
• 4.3. Приемы
• 4.3.1. Виды приемов
• 4.3.1.1. Банкет-чай
• 4.4. Командировки
• 4.4.1. Подготовка программы пребывания
• 4.4.2. Заказ билетов
• 4.4.3. Бронирование гостиницы
• 4.4.4. Документы, оформляемые при командировании
• 4.5. Переговоры
• 4.5.1. Подготовка деловых переговоров
• 4.5.2. Проведение деловых переговоров
• 4.5.2.1. Условия эффективности переговоров
• 4.5.2.2. Ориентация в партнере
• Приложение 1. Перечень мероприятий по подготовке совещаний

5. Конфиденциальная информация

• 5.1. Основные понятия
• 5.2. Нормативно-правовая база
• 5.2.1. Персональные данные работника
• 5.2.2. Служебная и коммерческая тайна
• 5.2.3. Ответственность за разглашение конфиденциальной информации
• 5.3. Охрана конфиденциальности информации
• 5.3.1. Меры юридического характера
• 5.3.1.1. Определение перечня информации, составляющей служебную и коммерческую тайну
• 5.3.1.2. Установление порядка обращения с конфиденциальной информацией
• 5.3.1.3. Регулирование отношений по использованию конфиденциальной информации
• 5.3.2. Меры организационного характера
• Приложение 1. Образец положения о коммерческой тайне
• Приложение 2. Образцы обязательств о неразглашении конфиденциальной информации

6. Право

• 6.1. Основные понятия
• 6.2. Документы по внешнеэкономической деятельности
• 6.2.1. Средства правового регулирования
• 6.2.1.1. Регулирование международных сделок с коммерческим финансированием
• 6.2.2. Участие во внешнеэкономической деятельности
• 6.2.2.1. Как стать участником внешнеэкономической деятельности
• 6.2.2.2. Таможенное оформление
• 6.2.3. Внешнеторговый договор
• 6.2.4. Обособленное подразделение российской организации за рубежом
• 6.2.4.1. Создание обособленного подразделения

7. Деловая переписка

• 7.1 Основные понятия
• 7.2. Составление и оформление деловой корреспонденции
• 7.2.1. Основные правила составления деловых писем
• 7.2.2. Требования к стилю деловых писем
• 7.2.3. Основные правила оформления деловых писем
• 7.2.4. Письмо-поздравление
• 7.3. Письмо иностранному партнеру
• 7.3.1. Особенности немецкого делового письма
• Приложение 1. Образец сопроводительного письма
• Приложение 2. Образец письма-приглашения
• Приложение 3. Образец информационного письма
• Приложение 4. Образец письма-извещения
• Приложение 5. Образец письма-напоминания
• Приложение 6. Образец гарантийного письма
• Приложение 7. Образец письма-запроса. Образец ответа на письмо-запрос
• Приложение 8. Образец письма-претензии (рекламации)
• Приложение 9. Выражения, используемые в деловой переписке
• Приложение 10. Образцы официальных поздравлений
• Приложение 11. Наиболее употребительные в деловых письмах английские выражения
• Приложение 12. Наиболее употребительные в деловых письмах немецкие выражения
• Приложение 13. Особенности французского делового письма
• Приложение 14. Особенности финского делового письма

8. Корпоративная культура

• 8.1. Основные понятия
• 8.2. Слагаемые корпоративной культуры
• 8.3. Адаптация новых сотрудников
• 8.4. Нематериальное стимулирование
• 8.4.1. Стимулы, не требующие инвестиций со стороны компании
• 8.4.2. Стимулы, требующие инвестиций и распределяемые безадресно
• 8.4.3. Стимулы, требующие инвестиций и распределяемые адресно

9. Управление конфликтами

• 9.1. Основные понятия
• 9.2. Причины конфликтов
• 9.3. Бесконфликтное общение
• 9.4. Методы управления конфликтами
• 9.4.1. Тактические приемы разрешения конфликта
• 9.4.2. Как справиться с конфликтными личностями
• 9.5. Поведение секретаря в кризисных ситуациях
• 9.5.1. Противостояние манипуляциям
• 9.5.2. Действия секретаря при проверках
• 9.5.3. Как успокоить разгневанного клиента, сослуживца, начальника
• 9.5.4. Борьба с негативными состояниями
• 9.5.4.1. Стресс
• 9.5.4.2. Волнение
• 9.5.4.3. Усталость
• 9.6. Взаимоотношения с руководителем и сотрудниками
• 9.6.1. Взаимоотношения с руководителем
• 9.6.1.1. Конфликтное поведение руководителя
• 9.6.2. Отношения с сослуживцами

10. Деловой этикет

• 10.1.Правила и этикет
• 10.1.1. Требования, предъявляемые к внешнему виду и поведению на рабочем месте
• 10.1.1.1. Служба встречи посетителей
• 10.2. Этноэтикет
• 10.3. Речевая грамотность
• 10.3.1. Орфоэпические, лексические и стилистические нормы
• 10.3.2. Грамматические нормы
• 10.3.3. Синтаксические нормы
• 10.4 Подготовка сувениров и памятных подарков
• 10.4.1. Подарки на работе, внутри коллектива
• 10.4.2. Подарки деловым партнерам
• 10.4.3. Церемония вручения
• 10.5. Работа с визитными карточками
• 10.5.1. Представительские визитные карточки
• 10.5.2. Визитные карточки для письменных посланий
• Приложение 1. Правила поведения за столом

11. Управление персоналом

• 11.1. Основные понятия
• 11.2. Технология подбора административных профессионалов
• 11.2.1. Формулирование требований к подбору
• 11.2.2. Подготовка и размещение объявления
• 11.2.3. Первичный отбор
• 11.2.4. Проведение собеседований и найм
• 11.3. Мотивация административных профессионалов
• 11.3.1. Система управления по целям
• 11.4. Документальное обеспечение кадровой деятельности
• 11.4.1. Оформление приема на работу
• 11.4.1.1. Заключение трудового договора
• 11.4.1.2. Условия трудового договора
• 11.4.1.3. Испытания при приеме на работу
• 11.4.1.4. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
• 11.4.2. Формирование личного дела
• 11.4.3. Приказы (распоряжения) по личному составу
• 11.4.4. Оформление и ведение трудовых книжек
• 11.4.4.1. Оформление трудовой книжки
• 11.4.4.2. Порядок ведения записей в трудовой книжке
• 11.4.4.3. Дубликат трудовой книжки
• 11.4.4.4. Хранение и выдача трудовых книжек
• 11.4.5. Оформление увольнения
• 11.4.5.1. Основания прекращения трудового договора
• 11.4.5.2. Увольнение по сокращению штата или численности работников
• 11.4.5.3. Увольнение при ликвидации организации
• 11.4.5.4. Массовое высвобождение работников
• 11.4.5.5. Увольнение за виновные действия
• 11.4.5.6. Увольнение в связи с несоответствием занимаемой должности
• 11.4.5.7. Увольнение по инициативе работника и по соглашению сторон
• 11.4.5.8. Расторжение трудовых договоров по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон
• 11.4.5.9. Документальное оформление увольнения
• 11.4.6. Оформление дисциплинарных проступков
• Приложение 1. Вопросы - критические ситуации.
• Приложение 2. Образец трудового договора.
• Приложение 3. Образец заполнения личной карточки работника.
• Приложение 4. Образец заявления о приеме на работу.
• Приложение 5. Пример заполнения анкеты при приеме на работу.
• Приложение 6. Образец заполнения приказа (распоряжения) о приеме работника на работу (форма Т-1)
• Приложение 7. Образец заполнения приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу (форма Т-5)
• Приложение 8. Образец приказа (распоряжения) о поощрении работника (форма Т-11)
• Приложение 9. Образец заполнения приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6)
• Приложение 10. Образец заполнения приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8)
• Приложение 11. Образец заполнения приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма Т-9)
• Приложение 12. Образец составления выписки из приказа (распоряжения) по личному составу
• Приложение 13. Образец заполнения раздела "Сведения о работе" в трудовой книжке
• Приложение 14. Образец заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60)
• Приложение 15. Сведения о высвобождаемых работниках
• Приложение 16. Примеры текстов уведомлений
• Приложение 17. Образец соглашения о прекращении трудового договора по сокращению численности или штата ранее истечения двух месяцев
• Приложение 18. Формулировки актов — оснований для увольнения
• Приложение 19. Образцы актов, составляемых в связи с дисциплинарными проступками
• Приложение 20. Образец докладной записки о совершении дисциплинарного проступка.
• Приложение 21. Образец приказа о применении дисциплинарного взыскания

12. Связи с общественностью

• 12.1. Основные понятия
• 12.2. PR-акции и задачи помощника руководителя
• 12.3. Установление контактов со средствами массовой информации
• 12.3.1. Работа с журналистами
• 12.3.2. Пресс-конференции и пресс-релизы
• 12.3.3. Антикризисный PR
• 12.3.4. Создание собственной web-страницы
• 12.4. Участие в статусных мероприятиях
• 12.5. Благотворительность
• Приложение 1. Рекомендации Международного республиканского института (США) по фиксации сведений о средствах массовой информации
• Приложение 2. Пример работы с пресс-релизом (по материалам сайта http://kv.by)
• Приложение 3. Что нужно и чего нельзя делать, общаясь с прессой во время кризиса (по материалам American Hotel & Motel Association)
• Приложение 4. Критерии выбора субъекта благотворительной помощи (по материалам книги Лады Юрченко "Прибыльная благотворительность")